Perguntas Freqüentes NF-e
O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NFe?
Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal de existência apenas digital, emitido e
armazenado eletronicamente cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do
remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela autorização, pela Secretaria de
Fazenda, antes da ocorrência do Fato Gerador
Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NFe substitui?
Atualmente a legislação nacional permite que a NFe substitua apenas a Nota Fiscal
modelo 1 e 1A.
Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na
legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
Os documentos que não foram substituídos pela NFe devem continuar a ser emitidos de
acordo com a legislação em vigor.
Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação,simples remessa) a NFe pode ser utilizada?
A NFe substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na
legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a
Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações
interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NFe? As médias e pequenas empresas também devem emitir NFe?
A obrigatoriedade da NFe está disposta no Protocolo ICMS 10/2007 e é estabelceida por
segmentos econômicos. Não há relação com o porte ou regime de recolhimento das
empresas.
Empresas voluntárias também poderão solicitar credenciamento para emiti-la.
O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NFe em suas operações?
A principal mudança para os destinatários da NFe, seja ele emissor ou não de NFe, é a
obrigação de consultar a existência e autorização de uso da NFe que estiver recebendo
pela internet, no site da Secretaria da Fazenda (nfe.sefaz.ce.gov.br) ou no site nacional da
Nota Fiscal Eletrônica ()www.nfe.fazenda.gov.br).
A consulta deverá ser feita utilizando-se a Chave de Acesso, com 44 posições, existente
tanto na NFe como no DANFE correspondente que acompanha a mercadoria.
Se o cliente da empresa também for emitente de NFe, poderá receber o documento digital
do emitente e se beneficiar de todas as vantagens que o sistema propicia aos
destinatários.
Ressalte-se ainda que a Nota Fiscal Eletrônica poderá ser enviada ao cliente antes da
saída física (circulação) da mercadoria. Isso permite que o destinatário possa identificar
possíveis divergências com relação ao seu pedido, como divergência de preço ou
quantidade, podendo alertar o emitente a tempo, antes da saída da mercadoria.
Caso o cliente não seja emissor de NFe, ou não tenha conseguido o arquivo da NFe junto
ao emitente, utilizará o DANFE para efetuar a escrituração fiscal da respectiva NFe.
Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NFe?
As empresas interessadas em emitir NFe deverão, em resumo:
• Possuir certificação digital emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao
ICP-Brasil, contendo o CNPJ da empresa;
• Solicitar seu credenciamento como emissoras de NFe na Secretaria da Fazenda em
que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma Unidade da Federação
não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve
solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e
nos quais deseja emitir NFe.
• Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NFe, adquirir uma solução de
mercado ou utilizar um programa gratuito. Atualmente somente a SEFAZ de São
Paulo tem um programa gratuito que vale para todo o Brasil;
• Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da
Fazenda em que desejar emitir NFe;
• Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NFe em ambiente
de produção. No Ceará, essa autorização pode ser solicitada pelo e-mail nf-
e@sefaz.ce.gov.br
Uma empresa credenciada a emitir NFe deve substituir 100% de suas Notas Fiscais (1 ou 1A) em papel pela eletrônica?
Sim, exceto as notas fiscais de venda fora do estabelecimento, que podem ser
convencionais desde que a empresa comunique à Secretaria da Fazenda com uma
solicitação para utilizar notas convencionais para tais operações.
As informações da NFe precisarão ser guardadas e fornecidas ao Fisco quando solicitadas por intimação fiscal?
Sim. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar
também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica, inclusive a de
manter os arquivos das NFe’s pelo prazo que a legislação estabelece para manter
qualquer documento fiscal. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à
administração tributária.
Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NFe, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos
contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos.
Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo
backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo
ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
Portanto todas as empresa emitentes de NFe devem fazer cópias de segurança dos
arquivos de suas notas.
Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?
De maneira simplificada, a empresa emissora de NFe gera, a partir de seu programa de
computador para faturamento, um arquivo eletrônico no formato que a legislação
estabelece contendo as informações fiscais da operação comercial, Este arquivo deve ser
assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do
emissor.
Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), será então
transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação do
arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não
poderá haver a circulação da mercadoria.
Após o recebimento da NFe, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, através
Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de
acesso do documento eletrônico.
Este mesmo arquivo da NFe será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda, para a
Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NFe emitidas e, no caso de uma
operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação.
Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica da
Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica),
em papel comum, e única via, que conterá todos os dados da NFe e, em destaque, a chave
de acesso para consulta da NFe na Internet e um código de barras unidimensional que
facilitará a captura e a confirmação de informações da NFe pelos Postos Fiscais dos
demais Estados.
Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NFe?
Na recepção da NFe pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita
uma validação dos seguintes itens:
• Situação cadastral do emitente – Se o emitente está habilitado no cadastro da
Secretaria de Fazenda;
• Credenciamento – se a empresa emitente da NFe está credenciada e,
conseqüentemente, autorizada a emitir NFe na Secretaria da Fazenda. O
credenciamento é um processo obrigatório antes da empresa emitir NFe
• Assinatura digital – Assinatura com Certificado Digital da empresa para garantir a
autoria da NFe e sua integridade;
• Integridade dos dados – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos
campos da NFe (por exemplo um campo valor preenchido com letras);
• Formato do arquivo – Para garantir que os arquivos recebidos estejam no formato e
nas versões estabelecidas no ato COTEPE 22/2008 ou nas suas alterações
posteriores;
• Numeração da NFe – para garantir que a mesma NFe não seja recebida mais do que
uma vez.
Dessa forma, uma NFe estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ)
significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma
determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente
determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela
declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito e d
legislação tributária da mesma, que é de inteira responsabilidade do emitente do
documento fiscal.
Quando uma NFe é REJEITADA?
Quando, na validação, são detectados erros ou problemas com as seguintes validações:
• Credenciamento;
• Assinatura digital;
• Integridade dos dados;
• Formato do arquivo;
• Numeração da NFe.
Uma NFe rejeitada não é gravada no Banco de Dados da SEFAZ.
Importante: ao rejeitar uma NFe, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma
de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser
consultados no “Manual de Integração do Contribuinte”, no item referente a lista de erros
da NFe.
Como deve ser a numeração / séries da NFe (em relação a cada tipo de operação e à NFe em papel)?
A numeração utilizada pela NFe será distinta e independente da numeração utilizada pela
Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NFe é um novo modelo de documento fiscal: o
modelo da NFe é “55” e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são “1”
ou “1A”.
Independentemente do tipo de operação, a numeração da NFe será sequencial de 1 a
999.999.999, por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.
O contribuinte deverá iniciar da série 001 e poderá adotar outras séries para a emissão
da NFe, caso necessite, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de
Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO.
A NFe pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?
No caso de uma operação acobertada por NFe, a mercadoria somente poderá circular
quando houver autorização de uso da NFe e o DANFE correspondente a estiver
acompanhando.
Desta forma, a NFe deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da
mercadoria, cabendo à empresa avaliar e programar o melhor momento para emissão e
autorização da NFe.
Em relação ao DANFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da
rotina operacional interna, desde que o DANFE correspondente à NFe que acoberta a
operação sempre acompanhe a mercadoria, que esta NFe esteja devidamente autorizada
e que sejam obedecidos os prazos de validade para circulação de mercadorias na
legislação estadual do ICMS.
É possível o envio por lote de NFe ou a emissão deve ser feita nota a nota?
A NFe é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita nota a nota, sendo que
cada NFe deve ter a sua assinatura digital individual.
É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?
Após ter sido recebida e autorizada pela SEFAZ, uma NFe não poderá sofrer qualquer
alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital e
é caracterizada como fraude.
A NFe poderá, dentro das regras estabelecidas pela legislação, ser apenas objeto de
cancelamento por pedido do emitente, que deverá gerar um arquivo XML específico para
isso e envia-lo para a SEFAZ por sistema da própria empresa.
Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NFe?
Somente poderá ser cancelada uma NFe que tenha sido previamente autorizado o seu uso
pelo Fisco (tenha protocolo de “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda
ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da
mercadoria do estabelecimento, e dentro do prazo máximo de 168 horas a partir da
autorização de uso.
O cancelamento deve ser transmitido do próprio sistema da empresa emitente.
O status de uma NFe (autorizada, cancelada ou denegada) sempre poderá ser consultada
no site da Secretaria da Fazenda do Estado ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
Como fica a correção da NFe?
A previsão da carta de correção eletrônica foi aprovada no CONFAZ de março de 2007,
sendo que as alterações para NFe emitidas ainda estão em estudos pela equipe técnica do
sistema.
Atualmente é possível o cancelamento da NFe desde que não tenha ocorrido a circulação
da respectiva mercadoria. Tendo havido a circulação da mercadoria, a NFe incorreta
poderá ser recusada pelo destinatário, mas como já houve o fato gerador, ela não poderá
ser cancelada e nem modificada.
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota
Fiscal de devolução de compras e o remetente emite nova NFe, ou o destinatário recusa a
mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.
Nesta segunda hipótese, o emitente da NFe irá emitir uma NFe de entrada para receber a
mercadoria devolvida e, após as providências necessárias, uma nova NFe de saída com a
mercadoria encaminhada a seu cliente.
Há ainda a possibilidade de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, da
mesma forma que na Nota em papel. Vide a questão 14 para maiores informações.
Em resumo, a Nota Fiscal Eletrônica segue os mesmos procedimentos previstos na
legislação para a Nota Fiscal Modelos 1 e 1A.
O que é a inutilização de número de NFe?
Durante a emissão de NFe é possível que ocorra, eventualmente, uma quebra da
seqüência da numeração, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte.
Exemplo: a NFe nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 106 e 109, por motivo de
ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
O recurso de inutilização de número de NFe tem a finalidade de permitir que o emissor
comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NFe que não
serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da
NFe. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido
utilizada em nenhuma NFe (autorizada, cancelada ou denegada).
Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea
do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco
não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
O que acompanhará o trânsito da mercadoria acobertada por NFe?
O trânsito e a entrega da mercadoria serão acobertados pelo DANFE – Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no mínimo em
formato A4 e no máximo em formato Ofício 2, podendo ser utilizadas folhas soltas ou
formulário contínuo, bem como ser pré-impresso.
A NFe será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?
Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Nota Fiscal
Eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações. Independentemente de
determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes
sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para
acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território
nacional.
Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NFe?
Não há nenhuma alteração com relação aos procedimentos comerciais existentes com a
Nota Fiscal em papel. No Layout do DANFE existe a previsão de um espaço destinado ao
canhoto de confirmação da entrega da mercadoria. Este canhoto poderá ser destacado e
entregue ao remetente.
Como proceder nos casos de recusa do recebimento da NFe?
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota
Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do
próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram à isso. A Nota Fiscal Eletrônica não
altera os procedimentos atuais. Nesta segunda hipótese, o emitente da NFe irá emitir
uma NFe de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Importante:
• Como houve a circulação da mercadoria, a NFe original não poderá ser
cancelada;
• Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja
Eletrônica, esta deverá, como todas as NFe, ser previamente autorizada pelo
Fisco.
A consulta da existência e autorização de uma NFe é obrigatória ou facultativa?
A consulta da validade, existência e autorização de uma NFe é obrigatória por parte do
destinatário da NFe.
Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro do Ajuste SINIEF 07/05, com redação
dada pelo Ajuste SINIEF 04/06:
“§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NFe e a
existência de Autorização de Uso da NFe.”
É importante frisar que a consulta da NFe na internet permite que o destinatário da
mercadoria tenha mais segurança na operação, pois possibilita um mecanismo de
verificar se operação foi declarada ao fisco.
Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para
comprovar que realizou a consulta de validade da NFe.
Como funciona a consulta da NFe na Internet?
As Notas Fiscais Eletrônicas emitidas podem ser consultadas no site da SEFAZ da
Unidade Federada do emitente ou Site Nacional da NFe.
Site da SEFAZ-CE: nfe.sefaz.ce.gov.br
Site Nacional: www.nfe.fazenda.gov.br.
Para a visualização da NFe é necessário fornecer a Chave de Acesso da Nota Fiscal,
impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Esta chave é
composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NFe,
Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso
do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo
eletrônico da NFe.
A consulta aos dados completos da NFe pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento
e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Findo este prazo, a consulta poderá retornar
informações resumidas que identifiquem a NFe (número, data de emissão, CNPJ do
emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo
decadencial.
Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?
Os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o
status de uma nota eletrônica por vez.
As Secretarias de Fazenda estarão disponibilizando, em breve, um novo serviço
permitindo que a empresa ou seu contabilista verifique o status das Notas Eletrônicas
recebidas por período, através do site da SEFAZ.
As empresas que ainda não emitem NFe e receberem uma ou mais NFe através de DANFE poderão escriturar o DANFE sem consulta?
O DANFE é mera representação gráfica da NFe e não se confunde com a NFe. Aos
contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NFe é facultado proceder a
escrituração da NFe com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE
em arquivo em substituição à NFe.
Contudo, a obrigação de verificar a validade e autenticidade da NFe e a existência de
Autorização de uso da NFe se aplica a todos os destinatários, sejam eles credenciados a
emitir a NFe ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.
Na entrada de mercadorias, se minha empresa for também autorizada a emitir NFe ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NFe?
A empresa não é obrigada a escriturar a NFe automaticamente através de sistema
eletrônico, mas deverá sempre consultar a validade da NFe no Portal Nacional ou no site
da Unidade Federada do emissor da NFe e proceder a escrituração como uma Nota Fiscal
convencional.
Os contribuintes credenciados a emitir a NFe podem manter em arquivo digital as NFe
recebidas nas entradas pelo prazo previsto na legislação tributária, desde que o emitente
mande o arquivo digital. A escrituração da NFe deverá ser realizada com os dados
contidos na NFe, obedecendo às mesmas disposições e prazos aplicáveis aos demais
documentos fiscais.
Como os contabilistas terão acesso às NFe de seus clientes?
Com relação às NFe emitidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes
e visualizá-las por meio do Visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível
para download no site nacional da NFe (www.nfe.fazenda.gov.br).
É recomendado que as empresas emissoras de NFe mandem uma cópia dos arquivos
digitais para os contabilistas a fim de facilitar o lançamento em sistemas fiscais que
possam importa-los. Caso o contabilista não tenha nenhum sistema informatizado para
receber os arquivos digitais da NFe, é possível imprimir uma outra via do DANFe para
remeter ao contabilista.
Em qualquer caso, o contabilista deve consultar, também, a existência a autorização das
NFe’s.
Como os contabilistas poderão escriturar uma NFe recebida por uma empresa?
Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a
NFe. Quanto ao lançamento na Declaração de Informações Econômico Fiscais (DIEF),
deve-se observar o modelo 55 da NFe para efetuar o lançamento.
A NFe permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja,
dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração,
esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de
importação automática de informações do arquivo de uma NFe.
Como proceder no caso de problemas com a emissão da NFe?
No caso de problemas em qualquer etapa no processo de transmissão e obtenção da
autorização de uso da NFe (seja por parte do contribuinte, ou da SEFAZ, ou ainda por
fatores externos, como indisponibilidade da Internet, por exemplo), o contribuinte poderá
adotar uma das seguintes soluções de contingência:
1. Transmissão da NF-e para o SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional,
na Receita Federal do Brasil, observando o seguinte:
1.1. Geração de arquivo da NF-e a partir do sistema da empresa;
1.2. Utilização de série na faixa de uso exclusivo do SCAN (900 a 999);
1.3. Transmissão da NF-e para o SCAN e obtenção da autorização de uso;
1.4. Impressão do DANFE em papel comum.
O que é e para o que serve o DANFe?
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica da
NFe, ou seja, é documento de impressão dos dados da NFe. Tem as seguintes funções:
• Conter a chave numérica e o código de barras unidimensional viabilizando a
consulta da regularidade da Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa;
• Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo todas as informações
necessárias sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
• Auxiliar na escrituração das entradas acobertadas por NFe, no caso de destinatário
sem credenciamento para NFe ou impossibilitado de receber o arquivo do
documento fiscal eletrônico da NFe.
Quais as características do DANFE?
• O DANFE deve ser impresso pelo emissor da NFe antes da circulação da
mercadoria;
• O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a
concessão da Autorização de Uso da respectiva NFe;
• Quando a legislação tributária exigir a utilização de vias adicionais ou prever
utilização específica para as vias das notas fiscais, o contribuinte que utilizar NFe
deverá emitir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a
respectiva norma;
• O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo
A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm),, podendo ser utilizadas
folhas soltas, folhas pré-impressas ou formulário contínuo, desde que a impressão
seja laser e respeitados os tamanhos permitidos;
• O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem o
conteúdo da NFe e a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor
óptico;
• Os contribuintes, mediante autorização de cada Unidade da Federação, poderão
solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo
às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios e o leiaute básico;
• Não pode conter informações impressas que não constem da respectiva NFe.
Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui, e não se confunde com uma Nota
Fiscal Eletrônica. Ele é um documento auxiliar.
Qual a finalidade do código de barras unidimensional impresso no DANFE?
O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e
permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NFe no portal da Fazenda e
nos sistemas de controle do contribuinte.
Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NFe (um código
numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações,
ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de
barras correspondente.
Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?
O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NFe antes da circulação da mercadoria,
pois o trânsito de uma mercadoria acobertada por uma NFe sempre deverá estar
acompanhado do DANFE correspondente.
Não há restrições com relação ao momento de impressão do DANFE desde que o DANFE
sempre seja uma representação gráfica fiel da NFe cujo uso foi autorizado pela SEFAZ.
A impressão do DANFE é feita por um sistema individual?
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NFe, o ideal é que o DANFE
seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NFe. Não poderá haver divergências entre a
NFe e sua representação gráfica (DANFE).
Importante destacar que o DANFE não poderá conter informações impressas que não
estejam na NFe respectiva.
O DANFE pode ser impresso em papel comum? Neste caso como fica a questão da segurança do DANFE?
O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo
A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm).
A segurança do sistema reside na NFe transmitida para a SEFAZ, no controle das chaves
contidas nos DANFE’s, permitindo consulta no ambiente SEFAZ para verificar se a
operação está ou não regularmente acobertada por documento fiscal hábil (NFe), registro
de passagem nos postos fiscais, além de automação nos processos das empresas.
É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NFe?
Deverá existir apenas um DANFE por NFe, porém este poderá ser emitido em mais de
uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para
discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área
disponível no verso do DANFE.
Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NFe deverá constar
em todas as folhas do DANFE.
É possível preencher uma NFe com até 990 itens, conforme o Manual de Integração do
contribuinte.
Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NFes
pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais,
devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o
emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NFe, o
destinatário deverá manter o DANFE relativo a NFe da operação pelo prazo decadencial
estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NFe, devendo ser
apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá consultar e verificar a validade e
autenticidade da NFe e a existência de Autorização de Uso da NFe, tenha ele recebido o
arquivo digital da NFe ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?
O emitente deverá realizar imediatamente a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao
transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.
Como é garantida a validade jurídica de uma NFe?
A NFe tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital através de certificado
digital do emitente no padrão ICP Brasil, que dá, ao documento, a validade jurídica e a
certeza de sua integridade e de sua autoria.
Ressaltamos que a MP 2200-2 instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira -
ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de
documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas
que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas
seguras, viabilizando o uso do documento eletrônico. Nos termos de seu Artigo 10, §1º:
“Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os
fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 1o As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica,
produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela
ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...)”
Como adquirir uma assinatura digital?
A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica
a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura eletrônica permite saber quem é
o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado.
Para realizar a assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto
a uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil.
Atualmente, as principais AC’s fazem a venda de certificados digitais pela internet, sendo
que a entrega deve ser presencial junto a uma Autoridade de Registro (AR) que representa
uma AC.
Exemplos de AC’s são SERASA, CERTISIGN, SERPRO.
Os sites abaixo têm informações sobre certificação digital ICP_Brasil:
www.certificadosdigitais.com.br
www.certisign.com.br
O que são Autoridades Certificadoras e Autoridades de Registro?
Autoridade Certificadora (AC)- É a entidade subordinada à hierarquia da ICP-Brasil,
responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar certificados digitais, entre
outras atribuições, sempre obedecendo às práticas definidas na Declaração de Práticas de
Certificação (DPC).
Autoridade de Registro (AR) - Entidade responsável pela interface entre o usuário e a
Autoridade Certificadora. Vinculada a uma AC que tem por objetivo o recebimento,
validação, encaminhamento de solicitações de emissão ou revogação de certificados
digitais às AC e identificação, de forma presencial, de seus solicitantes. Pode estar
fisicamente localizada em uma AC ou ser uma entidade de registro remota.
Que tipo de certificado digital minha empresa deverá adquirir para assinar as notas fiscais eletrônicas?
O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrônica será emitido por Autoridade
Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil,
tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.
• Certificado do Tipo A1: É o certificado em que a geração das chaves criptográficas é
feita por software, protegido por senha, com validade máxima de um ano.
• Certificado do Tipo A3: É o certificado em que a geração e o armazenamento das
chaves criptográficas são feitos em cartão Inteligente ou Token, protegidos por
senha, com validade máxima de três anos.
Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão emitir NFe, será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?
Não necessáriamente, a empresa poderá utilizar o certificado digital da matriz para
assinar as NFe emitidas pelas filiais.
Deve-se observar o ambiente e o sistema informatizado da empresa, pois alguns tipos de
certificados digitais não podem ser utilizados simultaneamente em vários pontos e
existem certificados apropriados para sistemas de gestão mais complexos.
Recomenda-se que, antes de adquirir o seu certificado digital para NFe, seja verificado
qual sistema será utilizado para sua emissão/transmissão e que tipos de certificados são
aceitos por este.
Como fica a emissão da nota conjugada com ISS no caso da utilização da NFe?
A utilização de NFe como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prévio convênio ou
protocolo de cooperação entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal.
Enquanto a prefeitura não estiver conveniada e não tenha previsão do SPED na sua
legislação municipal, as notas de serviço sujeitos ao ISS devem ser emitida
separadamente, com os formulários ou sistemas da prefeitura.
As Nota Fiscal de Serviço Eletrônicas existentes atualmente em algumas prefeituras segue o mesmo modelo da NFe nacional?
Não. Algumas prefeituras possuem modelo próprio de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica,
de uso restrito aos prestadores de serviço do seu município que estão sujeitos ao ISSQN –
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza.
É possível que haja casos em que a mesma empresa seja contribuinte do ISS e do ICMS
e, neste caso, deva emitir as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas da prefeitura e,
também, emitir a Nota Fiscal Eletrônica (de mercadoria) de forma separada.
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